La priorización, la gestión de la energía y la ejecución focalizada son las claves para tener una mejor optimización del tiempo y los recursos. Luis Sapaj, gerente de la consultora, cuenta cómo hacerlo.

Cómo ser productivo y tener mejor optimización del tiempo es algo vital a la hora de trabajar. Una de las claves para lograrlo es gobernar la propia agenda. Sin embargo, no siempre se logra tomar decisiones en función de esa agenda ni tener una priorización y un correcto uso del tiempo.

La productividad, al depender de una multiplicidad de factores en un tiempo espacial definido, se ve mermada por la difícil planificación y por elementos externos y urgentes que se agolpan durante el día y la semana.

Entendiendo las complejidades que pueden suscitarse a nivel laboral y personal, Luis Sapaj, gerente de CircularHR, quiso entregar tres claves para alcanzar una optimización del tiempo y tener éxito en la agenda personal.

1.Planificación y priorizar.

Un elemento esencial para enfrentarla semana y el día de trabajo es la planificación y priorización de tareas.

“Si planificamos tendremos un tiempo productivo y, lo que reste, será tiempo disponible, por lo que son las mismas 24 horas al día pero distribuida de una forma diferente porque priorizamos y planificamos”, explica Sapaj.

Para ello, el experto entrega dos tips esenciales. El primero, utilizar la Matriz de Eisenhower. Esta es una matriz de dos dimensiones en la que se divide lo urgente de lo importante. En ese sentido, hay que definir cuáles son las actividades importantes pero no urgentes y, de acuerdo con eso, planificar.

Durante todo el día el trabajador se encuentra con los dos bloques de abajo del esquema, que no son importantes ni urgentes. Incluso, en el día o la semana hay actividades que pueden ser no importantes pero urgentes. “Si son urgentes pero no son importantes, y no tienen impacto en los resultados que necesito obtener, tengo que tratar de delegar”, complementa Sapaj.

La segunda matriz es refiere a un eje de Impacto y esfuerzo. Esta permite mapear las actividades y priorizar. Lo esencial de esta matriz es que permite “mover las cajas” de lo que se debe hacer. Así, se tiene una gran diversidad de opciones con respecto a lo que se debe realizar en el día y la semana:

• Actividades de alto impacto y poco esfuerzo: lo ideal es que puedan ejecutarse rápido, ya que tiene ganancias y resultados rápidos. Son estas las que se deberían tener como foco.
• Actividades de alto impacto y alto esfuerzo: se requiere planificar puesto que requiere más recursos.
• Bajo impacto y bajo esfuerzo: acá se concentra la mayor ocupación. Tratar de orientar hacia el alto impacto.
• Bajo impacto y alto esfuerzo: son las más caras porque agotan y aportan poco. Estas son las que se deberían tratar de eliminar.

Cuando optimizamos es mover las cajas. Por ende, es importante ver qué actividades en el día a día que son de bajo impacto y de bajo esfuerzo para saber si hay un elemento que permita que estas actividades tengan más impacto.

2. Gestión de la energía

La estrategia de tiempo que se emplea durante el trabajo es muy importante. “Es energía y lo que hacemos. Nuestra energía, al no ser constante, tenemos que lograr identificarla bien dónde está. Esos espacios en los que somos más lúcidos, resguardarlos muy bien porque se denominan “ventanas doradas” o ventanas de Einstein”, sostiene el gerente.

En la semana actividades que son fijas e inamovibles, por lo que no hay control y forman parte de las obligaciones. También, están las que se hacen por hábito y las que se pueden cuestionar para ver si se modifica su frecuencia y, así, tratar de optimizar.

En cuanto a las “ventana dorada”, estas constituyen un espacio vital, ya que es el tiempo productivo que se tiene durante el día y en el que hay resultados.

“La propuesta es que, como no tenemos la misma energía durante el día, todas las actividades que sean más productivas para nosotros, las concentremos en estas “ventanas doradas” y defendamos ese espacio en la agenda”.

3. Ejecución focalizada

Un elemento clave para lograr una mayor productividad es la focalización. Salir de la multitarea se torna necesario, ya que no es posible profundizar en lo que se está realizando.

“La ejecución debería tener como elemento central el foco. La multitarea no permite que se pueda profundizar y optimizar el tiempo”, complementa el experto.

Por ende, Sapaj es enfático en dar dos claves que ayudarán a focalizar el tiempo y sacar tareas adelante.

1.Powerlist. Funciona en elegir 5 tareas o actividades, que son las que permitirán ganarse el día. Es necesario establecer 3 tareas críticas que muevan la aguja durante el día. Salen de la matriz de impacto de esfuerzo o de la matriz de Eisenhower.

“No pensarlas como actividades, sino que como objetivos. Centrar la tarea en el objetivo, no es un checklist de actividades sino que de impacto y objetivos”, dice el gerente.

Es importante ver hábitos que se pudiesen cambiar. Acá toma relevancia, también, actos personales como meditar y hacer ejercicio, algo que se relacione con una transformación personal, cosa de transformar el hábito en ritual, puesto que este último generará impacto en otras actividades.

2. Pomodoro. Versa sobre optimizar los tiempos. Enfocarse en realizar una tarea en un espacio de 25 minutos. Apagando celular y concentrándose en todo lo referente a esta tarea. Para esta técnica es necesario temporizar: parar a los 25 minutos, independientemente de que se haya terminado o no. Luego, 5 minutos de descanso. Esto, repetido 4 veces. Una vez adoptada, ya los periodos de descanso se pueden ampliar a 30 minutos.  “Permite la focalización en una sola actividad. En poder avanzar rápido”, enfatiza Sapaj.